Cómo organizar la comida de Navidad de empresa en la oficina
Organizar la comida de Navidad de la empresa suele caer en una sola persona: la que lleva la oficina. Tiene que cuadrar agendas, presupuesto, espacio, dietas y proveedores en pocas semanas, justo cuando todo el mundo cierra proyectos. Esta guía te da el orden de trabajo, las cantidades de referencia y una lista de comprobación para que no se te escape nada.
Cuántas semanas antes hay que empezar
Lo razonable es empezar a organizarla a mediados de octubre o principios de noviembre para una celebración en diciembre. Con seis u ocho semanas de margen puedes fijar fecha, presupuesto y formato sin prisas, y todavía te queda hueco para ajustar el número de asistentes y las dietas antes del día señalado.
Diciembre reúne buena parte de las celebraciones de empresa del año, y los días más próximos a las vacaciones son los primeros que se piden. Toma este calendario como guía de trabajo; el plazo concreto de cada proveedor, pregúntalo siempre en la primera conversación. Antes de fijar el día, revisa el puente de diciembre y los festivos de Navidad en Madrid.
| Cuándo (orientativo) | Qué decidir |
|---|---|
| 6-8 semanas antes | Presupuesto aprobado, fecha provisional y una alternativa, formato (cóctel, buffet o sentado) |
| 4-6 semanas antes | Pedir presupuestos comparables, revisar el espacio y avisar al edificio |
| 3-4 semanas antes | Confirmar proveedor y fecha; recoger alergias y dietas del equipo |
| 1-2 semanas antes | Cifra definitiva de asistentes, horario de montaje y persona de contacto el día D |
| La víspera | Despejar mesas y zona de paso; comprobar acceso, ascensor y neveras |
| El día | Recibir al proveedor, supervisar el montaje y atender cualquier cambio de última hora |
Qué día y a qué hora celebrarla
Si la celebración es en la oficina, la comida de mediodía suele funcionar mejor que la cena: nadie se queda fuera por conciliación, no hay que organizar el regreso a casa y se puede volver a la mesa después. Empieza a una hora fija, entre las 13:00 y las 14:00, y deja claro cuándo termina.
Una cena en la propia oficina también es posible, pero pide más coordinación con el edificio (horarios de seguridad, climatización, limpieza). Elige un día laborable de mitad de semana y evita el último día antes de las vacaciones: es cuando más gente falta o llega con la cabeza en otro sitio.
Un detalle práctico: pregunta al equipo con una encuesta de dos opciones de fecha. Cuantas menos bajas, mejor se aprovecha el presupuesto. Y fija el horario de comienzo y fin por escrito: te ayuda a cuadrar el servicio y los turnos de quien tenga que cubrir el teléfono.
Qué espacio necesitas en la oficina
Para celebrar en la oficina necesitas una zona diáfana donde quepa una mesa de servicio y espacio para circular. Como regla de partida, un cóctel de pie ocupa menos que un buffet con mesas, y un menú sentado es el que más sitio, mobiliario y personal exige. Mide antes de decidir.
Revisa estos puntos del espacio:
- Aforo real: cuántas personas caben de pie y cuántas sentadas sin bloquear salidas.
- Mesa de servicio: una superficie estable y despejada para la comida, lejos de las puertas.
- Acceso: ascensor, montacargas o escaleras para subir el material; en muchos edificios de oficinas de Madrid hay que avisar con antelación a recepción o mantenimiento.
- Frío y calor: nevera o espacio fresco para lo que lo necesite, y un punto de corriente cerca.
- Residuos y limpieza: dónde se deja la basura y quién recoge al terminar.
Si tu sala de reuniones no da la talla, puedes combinar la sala con una zona de paso, o repartir al equipo en dos turnos de media hora.
Cóctel, buffet o mesa: cómo decidir según tu espacio
Para decidir el formato, cruza tres datos: los metros de los que dispones, el tiempo que durará la celebración y el ambiente que quieres. En una oficina con poco sitio, el cóctel de pie es lo más práctico; el buffet pide mesas de apoyo, y el menú sentado, mobiliario y personal de sala.
| Formato | Mejor si… | Necesita |
|---|---|---|
| Cóctel de pie | El equipo es medio o grande y la oficina, limitada | Una mesa de servicio y espacio para circular |
| Buffet | Hay dietas muy distintas y quieres comer sin prisa | Mesas de apoyo, mesa de servicio y sitio para sentarse |
| Menú sentado | Quieres un acto formal o hay clientes invitados | Mesas, sillas, mantelería y personal de sala |
Si no tienes claro por cuál inclinarte, parte del tiempo que tienes. Una hora de brindis cabe en un cóctel; una comida pausada de dos horas pide buffet o mesa. En la página de Navidad de empresa en Madrid puedes solicitar información o presupuesto.
Cuánta comida pedir por persona
La cantidad depende del formato y de la duración. Como referencia orientativa del sector, para un cóctel que sustituye a la comida se calculan unas 12 piezas saladas y 2 dulces por persona; para un coffee break, unas 3 piezas. Son cifras de partida, no una norma, y se ajustan al horario y al perfil del grupo.
Estas son las cantidades de referencia por persona y para un grupo de 50. Las cifras de la tabla van sin margen: súmales al final un 5 % para imprevistos y para quien repite.
| Formato | Por persona | Para 50 personas |
|---|---|---|
| Cóctel que sustituye a la comida | 12 piezas saladas, 2 dulces, 40 g de quesos o ibéricos y 3 bebidas | 700 piezas, unos 2 kg de quesos o ibéricos y unas 150 bebidas |
| Aperitivo antes de una comida sentada | 6-8 piezas saladas | 300-400 piezas saladas |
| Almuerzo o buffet | 3 entrantes, 150 g de plato principal, 120 g de guarnición, 100 g de ensalada, 40 g de pan, 1 postre y 3 bebidas | 150 entrantes, 7,5 kg de principal, 6 kg de guarnición, 5 kg de ensalada, 2 kg de pan, 50 postres y 150 bebidas |
Si necesitas el cálculo para 20, 30 o 100 personas, está desarrollado en la guía de precios del catering en Madrid. Recuerda que, además de la comida, un presupuesto suma servicios como camareros y menaje.
Alérgenos, dietas y bebidas
Pregunta a todo el equipo por alergias, intolerancias y dietas al enviar la invitación, y pásale la lista completa al proveedor. El Reglamento (UE) 1169/2011 obliga a informar de 14 alérgenos también en la comida sin envasar, así que el catering debe poder decirte cuáles lleva cada plato.
Piensa al menos en estas necesidades: vegetarianos y veganos, celiacos o sin gluten, alergia a frutos secos, intolerancia a la lactosa y dietas por motivos religiosos o personales. Un buen proveedor te dirá qué platos son aptos y cómo evita el contacto con el resto de la comida. La carta de María Lluch Catering incluye platos vegetarianos y veganos, y cada plato tiene su ficha de alérgenos; indícanos alergias e intolerancias y adaptamos el menú.
Con las bebidas, la partida que más se olvida al comparar presupuestos, decide de antemano qué se sirve, quién lo paga y cuántas opciones sin alcohol habrá. Agua, refrescos y alguna alternativa sin alcohol para el brindis evitan que haya quien no pueda unirse. Si el servicio incluye vino o cava, indícalo en el presupuesto.
Checklist del office manager
Antes del día de la celebración deberías tener cerrados trece puntos: presupuesto, fecha, formato, asistentes, espacio, aviso al edificio, dietas, bebidas, presupuestos comparables, horarios, contacto del día, factura e invitación. Copia esta lista en tu gestor de tareas y ve marcando.
- Presupuesto aprobado por dirección o finanzas
- Fecha confirmada y alternativa de reserva
- Formato elegido (cóctel, buffet o sentado)
- Número aproximado de asistentes y fecha límite de confirmación
- Espacio medido y mesa de servicio decidida
- Aviso enviado a recepción, mantenimiento o comunidad del edificio
- Lista de alergias, intolerancias y dietas enviada al proveedor
- Bebidas decididas, con opciones sin alcohol
- Presupuestos comparados con las mismas partidas: comida, bebida, personal, menaje y montaje
- Horario de llegada, montaje y recogida acordado por escrito
- Persona de contacto el día de la celebración
- Factura a nombre de la empresa, con el CIF
- Invitación enviada y recordatorio programado
Preguntas frecuentes
¿Qué debe decir la invitación a la comida de Navidad?
Fecha, hora de inicio y de fin, lugar exacto dentro de la oficina, formato (cóctel, buffet o sentado) y una fecha límite para confirmar asistencia. Añade una línea para que cada persona indique alergias, intolerancias o dietas, y otra con el plan para quien teletrabaje ese día. Cuanto más concreta sea, menos dudas te llegarán después.
¿Qué se puede comer en un compartir navideño?
Funcionan bien las piezas que se comen con la mano y no manchan: croquetas, mini tortillas, brochetas, mini bocatines, tablas de quesos e ibéricos y algo dulce, como bizcochos o mini bollería. Añade siempre alguna opción vegetariana y otra apta para celiacos, y prevé agua y una bebida sin alcohol.
¿Qué ideas hay para celebrar la Navidad en el trabajo?
Además de la comida, puedes organizar un brindis con discurso corto de dirección, un amigo invisible con presupuesto acordado, un concurso de jerséis navideños o un rincón de fotos. Lo más importante es que dure poco, empiece a la hora prevista y que nadie se sienta obligado a participar.
¿Cuánta comida hay que pedir por persona?
Depende del formato. Para un cóctel que sustituye a la comida, el sector calcula en torno a 12 piezas saladas y 2 dulces por persona; si es solo un aperitivo previo a una comida sentada, entre 6 y 8 saladas. Suma un 5 % de margen para imprevistos y para quien repite.
¿Con cuántas semanas de antelación se organiza?
Lo recomendable es empezar con seis u ocho semanas de margen: en ese tiempo da para aprobar el gasto, comparar propuestas, comprobar el espacio y recoger las dietas sin carreras. Para una comida a mediados de diciembre, eso significa ponerse a ello entre finales de octubre y principios de noviembre. En María Lluch Catering recomendamos solicitarlo con al menos 72 h de antelación; en fechas de alta demanda, con más tiempo. Para Navidad, reserva antes del 30 de noviembre.
Siguiente paso
Si quieres que nos encarguemos de la comida de Navidad de tu empresa, mira nuestra página de Navidad de empresa en Madrid, repasa cómo se compara un presupuesto y solicita información o presupuesto. Reserva antes del 30 de noviembre; te respondemos al presupuesto en 24–48 h.
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