Calculadora de catering: cuánta comida por persona para tu evento
Elige el tipo de evento, el formato y cuántos sois, y la calculadora te dice cuánta comida y bebida pedir, por persona y en total. Son cantidades orientativas del sector, sin precios.
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La calculadora necesita JavaScript. Mientras tanto, tienes las cantidades para 20, 50 y 100 personas en la tabla de referencia de más abajo. Ir a la tabla de referencia
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Cantidades orientativas del sector, calculadas por persona a partir de la práctica habitual en catering. No son las raciones ni los menús de María Lluch Catering ni constituyen una propuesta: cada propuesta se ajusta al horario, al tipo de evento y al perfil de los invitados. No incluyen precios.
Cantidades de referencia para 20, 50 y 100 personas
Totales por formato con el margen incluido (5 % para 20 y 50 personas; 10 % para 100). Por persona, sin margen.
Desayuno de trabajo 45-60 minutos, a primera hora de la mañana
Un desayuno de trabajo es una comida ligera de una hora: una bebida caliente (con media taza más por quien repite), un zumo, dos piezas saladas y dos dulces suelen bastar para quien no ha desayunado en casa. Se añade fruta para equilibrarlo.
Desayuno de trabajo: cantidades para 20, 50 y 100 personas
| Concepto | Por persona | 20 personas | 50 personas | 100 personas |
|---|---|---|---|---|
| bebida caliente (café, leche o infusión) | 1,5 tazas | 32 tazas | 79 tazas | 165 tazas |
| zumo | 150 ml | 3,2 l | 7,9 l | 16,5 l |
| agua | 330 ml | 7 l | 17,4 l | 36,3 l |
| piezas saladas (mini bocatines, croissants o sándwiches) | 2 uds | 42 uds | 105 uds | 220 uds |
| piezas dulces (bollería mini, bizcocho) | 2 uds | 42 uds | 105 uds | 220 uds |
| fruta cortada o en brocheta | 100 g | 2,1 kg | 5,3 kg | 11 kg |
| Total de piezas | 4 | 84 | 210 | 440 |
Coffee break 20-30 minutos, pausa dentro de una jornada o un evento
Es una pausa corta entre sesiones, no una comida. La bebida caliente es la protagonista (parte de los asistentes repite taza), y basta con una pieza salada, dos dulces y algo de fruta. Es la referencia más habitual en formaciones y reuniones largas.
Coffee break: cantidades para 20, 50 y 100 personas
| Concepto | Por persona | 20 personas | 50 personas | 100 personas |
|---|---|---|---|---|
| bebida caliente (café, leche o infusión) | 1,5 tazas | 32 tazas | 79 tazas | 165 tazas |
| agua | 330 ml | 7 l | 17,4 l | 36,3 l |
| piezas saladas (mini sándwiches o bocatines) | 1 ud | 21 uds | 53 uds | 110 uds |
| piezas dulces (galletas, bizcocho, mini bollería) | 2 uds | 42 uds | 105 uds | 220 uds |
| fruta cortada o en brocheta | 60 g | 1,3 kg | 3,2 kg | 6,6 kg |
| Total de piezas | 3 | 63 | 158 | 330 |
Almuerzo, working lunch o buffet 1,5-2 horas, con mesas y buffet de platos
En un almuerzo tipo buffet se combina un entrante ligero con ensalada y un plato principal: unos 150 g de carne o pescado con 120 g de guarnición, 100 g de ensalada, pan y postre. Es la práctica habitual de cualquier menú de comida de trabajo.
Almuerzo, working lunch o buffet: cantidades para 20, 50 y 100 personas
| Concepto | Por persona | 20 personas | 50 personas | 100 personas |
|---|---|---|---|---|
| entrantes en piezas (croquetas, tortilla, brochetas) | 3 uds | 63 uds | 158 uds | 330 uds |
| ensalada | 100 g | 2,1 kg | 5,3 kg | 11 kg |
| plato principal (carne, pescado o alternativa vegetal) | 150 g | 3,2 kg | 7,9 kg | 16,5 kg |
| guarnición (arroz, patata, verdura) | 120 g | 2,6 kg | 6,3 kg | 13,2 kg |
| pan | 40 g | 840 g | 2,1 kg | 4,4 kg |
| postre individual | 1 ud | 21 uds | 53 uds | 110 uds |
| bebidas (agua, refresco, cerveza o vino; sin alcohol para los niños) | 3 uds | 63 uds | 158 uds | 330 uds |
| Total de piezas | 4 | 84 | 211 | 440 |
Cóctel que sustituye a la comida 1,5-2 horas, de pie, en sustitución de la comida
Es también el cálculo del standing lunch. Cuando el cóctel hace de comida, el sector calcula en torno a 12 piezas saladas por persona (frías, calientes y algún bocado más contundente), 2 dulces y 3 bebidas en dos horas; las guías del sector manejan de 12 a 15 saladas, y aquí se toma el extremo prudente.
Cóctel que sustituye a la comida: cantidades para 20, 50 y 100 personas
| Concepto | Por persona | 20 personas | 50 personas | 100 personas |
|---|---|---|---|---|
| piezas saladas frías (canapés, mini sándwiches) | 5 uds | 105 uds | 263 uds | 550 uds |
| piezas saladas calientes (croquetas, hojaldres, mini quiches) | 5 uds | 105 uds | 263 uds | 550 uds |
| bocados contundentes (mini hamburguesa, mini tortilla, cucharita) | 2 uds | 42 uds | 105 uds | 220 uds |
| piezas dulces o postre en vasito | 2 uds | 42 uds | 105 uds | 220 uds |
| tabla de quesos o ibéricos | 40 g | 840 g | 2,1 kg | 4,4 kg |
| bebidas (agua, refresco, cerveza o vino; sin alcohol para los niños) | 3 uds | 63 uds | 158 uds | 330 uds |
| Total de piezas | 14 | 294 | 736 | 1.540 |
Aperitivo antes de una comida sentada 45-60 minutos, de pie, antes de sentarse a comer
Si el cóctel solo abre boca antes de una comida o una cena sentada, el sector baja a 6-8 piezas saladas por persona; aquí se toman 7 (4 frías y 3 calientes), sin dulces, porque el postre llega en la mesa, y 2 bebidas en la hora de cóctel.
Aperitivo antes de una comida sentada: cantidades para 20, 50 y 100 personas
| Concepto | Por persona | 20 personas | 50 personas | 100 personas |
|---|---|---|---|---|
| piezas saladas frías (canapés, brochetas, mini sándwiches) | 4 uds | 84 uds | 210 uds | 440 uds |
| piezas saladas calientes (croquetas, hojaldres, mini quiches) | 3 uds | 63 uds | 158 uds | 330 uds |
| bebidas (agua, refresco, cerveza o vino; sin alcohol para los niños) | 2 uds | 42 uds | 105 uds | 220 uds |
| Total de piezas | 7 | 147 | 368 | 770 |
Cóctel de bienvenida y menú sentado 3-5 horas: una hora de cóctel y comida o cena a la mesa
Es el formato de las celebraciones largas: el cóctel de aperitivo (7 piezas saladas) y, en la mesa, un entrante, un principal de unos 150 g con 120 g de guarnición, pan y postre, las mismas raciones de un almuerzo. Como dura más, se calculan unas 5 bebidas por persona y un café al final.
| Concepto | Por persona | 20 personas | 50 personas | 100 personas |
|---|---|---|---|---|
| piezas saladas de cóctel (frías y calientes) | 7 uds | 147 uds | 368 uds | 770 uds |
| entrante a la mesa | 1 ración | 21 raciones | 53 raciones | 110 raciones |
| plato principal (carne, pescado o alternativa vegetal) | 150 g | 3,2 kg | 7,9 kg | 16,5 kg |
| guarnición (arroz, patata, verdura) | 120 g | 2,6 kg | 6,3 kg | 13,2 kg |
| pan | 40 g | 840 g | 2,1 kg | 4,4 kg |
| postre o tarta | 1 ración | 21 raciones | 53 raciones | 110 raciones |
| bebidas (agua, refresco, cerveza o vino; sin alcohol para los niños) | 5 uds | 105 uds | 263 uds | 550 uds |
| bebida caliente (café, leche o infusión) | 1 taza | 21 tazas | 53 tazas | 110 tazas |
| Total de piezas | 7 | 147 | 368 | 770 |
Merienda o fiesta de cumpleaños 2-3 horas por la tarde, sin comida ni cena después
Una merienda de cumpleaños no sustituye a una comida: con 6 piezas saladas, 1 dulce, una porción de tarta, algo de fruta y 2 bebidas por persona hay de sobra. Los niños comen menos salado, pero lo dulce, la tarta, la fruta y la bebida se cuentan enteros para todos.
Merienda o fiesta de cumpleaños: cantidades para 20, 50 y 100 personas
| Concepto | Por persona | 20 personas | 50 personas | 100 personas |
|---|---|---|---|---|
| piezas saladas (mini bocatines, sándwiches, croquetas) | 6 uds | 126 uds | 315 uds | 660 uds |
| piezas dulces (bizcocho, galletas) | 1 ud | 21 uds | 53 uds | 110 uds |
| tarta | 1 ración | 21 raciones | 53 raciones | 110 raciones |
| fruta cortada o en brocheta | 60 g | 1,3 kg | 3,2 kg | 6,6 kg |
| bebidas (agua, refresco, cerveza o vino; sin alcohol para los niños) | 2 uds | 42 uds | 105 uds | 220 uds |
| Total de piezas | 7 | 147 | 368 | 770 |
Cuánta comida calcular según el tipo de evento
Empresa: desayuno, coffee break o comida de trabajo
Reuniones, formaciones y jornadas: el desayuno y el coffee break se calculan por piezas y tazas; la comida de trabajo, por raciones de buffet o, si es de pie, como un standing lunch.
Calcular: coffee break · desayuno de trabajo · almuerzo, working lunch o buffet · cóctel que sustituye a la comida · Catering para empresas
Cóctel o vino español
La pregunta clave es si el cóctel sustituye a la comida (unas 14 piezas por persona) o solo abre boca antes de sentarse (6-8 saladas).
Calcular: cóctel que sustituye a la comida · aperitivo antes de una comida sentada · Catering para eventos
Finger food o picoteo
Se calcula igual que un cóctel: si hace de comida, como el que la sustituye; si acompaña a la bebida, como un aperitivo.
Calcular: cóctel que sustituye a la comida · aperitivo antes de una comida sentada · Catering a domicilio
Buffet
Entrantes en piezas, ensalada, principal con guarnición, pan y postre: para 50 personas, unas 150 piezas de entrante y 7,5 kg de principal.
Calcular: almuerzo, working lunch o buffet · cóctel que sustituye a la comida · Catering para eventos
Celebración familiar o en casa
Cóctel de bienvenida y menú sentado, o un cóctel largo que hace de comida o de cena. Cuenta aparte a los niños.
Calcular: cóctel de bienvenida y menú sentado · cóctel que sustituye a la comida · Catering para particulares
Comunión o bautizo
Comen a la vez niños y mayores: indica cuántos niños vienen y el cálculo les asigna media ración de lo salado.
Calcular: cóctel que sustituye a la comida · cóctel de bienvenida y menú sentado · Comuniones y bautizos
Cumpleaños
Una merienda no es una comida: se calcula más ligera. Si la fiesta es a la hora de comer o cenar, elige el cóctel que la sustituye.
Calcular: merienda o fiesta de cumpleaños · cóctel que sustituye a la comida · Catering para cumpleaños
Navidad de empresa
Cóctel que hace de comida o de cena en la oficina, almuerzo tipo buffet, o aperitivo y menú sentado si hay mesa para todos.
Calcular: cóctel que sustituye a la comida · almuerzo, working lunch o buffet · cóctel de bienvenida y menú sentado · Navidad de empresa
Otro. Si tu evento no encaja en ninguno, elige el formato que más se le parezca y cuéntanos el resto al pedir presupuesto.
Cómo se calcula la comida de un catering por persona
Se multiplica la cantidad por persona de cada formato por el número de asistentes y se añade un pequeño margen. Son cifras orientativas del sector, no los menús ni las raciones de María Lluch Catering: cada propuesta real se ajusta al horario, al tipo de evento y al perfil de los invitados.
El método tiene cuatro pasos:
- Elige el tipo de evento y el formato: desayuno de trabajo, coffee break, almuerzo, cóctel, merienda o menú sentado.
- Multiplica por los asistentes: la cantidad por persona × el número de invitados.
- Cuenta bien a los niños: de 3 a 12 años cuentan como media ración de comida salada, pero los dulces, la fruta, el postre, la tarta y la bebida se les cuentan enteros (sin alcohol) y no toman café. Los menores de 3 años no se cuentan.
- Suma el margen y redondea: un 5 % para imprevistos y para quien repite; a partir de 100 asistentes, un 10 %. Las piezas se redondean hacia arriba, y los gramos pasan a kilos y los mililitros a litros.
Un ejemplo: para 50 personas en un cóctel que sustituye a la comida salen 700 piezas (600 saladas y 100 dulces) sin margen. Con el 5 % y redondeando cada tipo de pieza hacia arriba, 736 piezas.
Cuánta bebida calcular por persona
Depende sobre todo de cuánto dure el evento y de si hay comida sentada. Estas son las cantidades por adulto que usa la calculadora:
| Formato | Bebida por persona |
|---|---|
| Desayuno de trabajo | 1,5 tazas de bebida caliente, 150 ml de zumo y 330 ml de agua |
| Coffee break | 1,5 tazas de bebida caliente y 330 ml de agua |
| Cóctel de aperitivo | 2 bebidas |
| Cóctel de dos horas o buffet | 3 bebidas |
| Celebración larga con menú sentado | 5 bebidas, más el café |
Recuerda que a los niños se les cuenta la bebida entera, siempre sin alcohol.
Cómo ajustar las cantidades sin pedir de más
Ajustar bien consiste en partir de datos reales y usar el margen solo para lo que de verdad pueda pasar. Estos son los consejos que más ayudan:
- Confirma los asistentes reales: una lista cerrada vale más que una estimación. Calcular con cifras que luego cambian lleva a sobrar o a quedarse corto.
- Piensa en el horario y en si hay comida después: un cóctel que sustituye a la comida necesita bastante más que un aperitivo previo a una comida sentada.
- Ten en cuenta el perfil del grupo: no es lo mismo una reunión de trabajo que una celebración familiar con niños.
- Cuenta a los niños con su regla: media ración de salado, pero dulces, fruta, postre, tarta y bebida enteros.
- Pregunta por alergias y dietas: si hay invitados con necesidades especiales, conviene preverlo desde el principio y no a última hora.
- No uses el margen para inflar: el 5 % (o el 10 % a partir de 100 asistentes) cubre imprevistos y a quien repite, no sirve para pedir de más.
Del cálculo al presupuesto
La calculadora te da cantidades y raciones, nunca precios. El precio depende del formato, del número de asistentes y del personal necesario, y se concreta en el presupuesto, que te llega después por correo.
Debajo del resultado puedes pedir que te enviemos el cálculo por correo. Si dejas marcada la casilla de presupuesto, con ese mismo envío nos pides también la propuesta a medida, con precio.
Si quieres saber cómo funciona ese paso, lee cómo presupuestamos un catering. Y cuando tengas claras las cantidades, pide presupuesto: desde la calculadora puedes enviarlo con los datos ya rellenados. Respondemos a las solicitudes en 24–48 h, con una propuesta a medida según formato, fecha, asistentes y lugar.
¿Ya tienes las cantidades?
Cuéntanos fecha, lugar y número de invitados y te preparamos una propuesta a medida. Te respondemos al presupuesto en 24–48 h.
Calculadora de catering
Preguntas frecuentes
¿Cuántos canapés se calculan por persona?
Depende del formato. En un cóctel que sustituye a la comida se calculan 12 piezas saladas por persona (5 frías, 5 calientes y 2 bocados contundentes) más 2 dulces, es decir, 14 piezas. Las guías del sector manejan de 12 a 15 saladas y la calculadora toma el extremo prudente. En un aperitivo previo a una comida sentada, entre 6 y 8 piezas.
¿Cómo calcular la comida para un cumpleaños?
Para una merienda o fiesta de cumpleaños de 2 a 3 horas, sin comida después, la calculadora usa por persona 6 piezas saladas, 1 dulce, 1 porción de tarta, 60 g de fruta y 2 bebidas. Si hay niños de 3 a 12 años, cuentan como media ración de salado, pero los dulces, la fruta, el postre, la tarta y la bebida se les cuentan enteros.
¿Cómo calcular el catering para 50 personas?
Depende del formato. Sin margen, un cóctel que sustituye a la comida son 700 piezas (600 saladas y 100 dulces), unos 2 kg de quesos o ibéricos y 150 bebidas. Un coffee break son 150 piezas y un desayuno de trabajo, 200. Un buffet suma unas 150 piezas de entrante, 7,5 kg de principal y 50 postres. Con el 5 % de margen y redondeando hacia arriba, el cóctel se queda en 736 piezas.
¿Cuánta comida hace falta para 30 personas?
Sin margen, para 30 personas un cóctel que sustituye a la comida son 420 piezas, un coffee break 90 piezas y un desayuno de trabajo 120 piezas. Son cantidades orientativas del sector y se redondean hacia arriba. A ese total se le suma un margen del 5 % para imprevistos y para quien repite, y se ajusta según el horario y el perfil de los invitados.
¿Y para 100 personas?
Para 100 personas un cóctel que sustituye a la comida son 1.400 piezas y, con el margen del 10 % que se aplica a partir de 100 asistentes, unas 1.540. Un coffee break son 300 piezas y, con ese 10 %, 330. Las piezas se redondean hacia arriba y, en los totales grandes, los gramos se pasan a kilos y los mililitros a litros.
¿Cuánta bebida hay que calcular por persona?
En un coffee break o un desayuno, 1,5 tazas de bebida caliente y 330 ml de agua por persona. En un aperitivo, 2 bebidas; en un cóctel de dos horas o un buffet, 3; y en una celebración larga con menú sentado, 5 bebidas más el café. A los niños se les cuenta la bebida entera, siempre sin alcohol.
¿Cómo se cuentan los niños en el catering?
Los niños de 3 a 12 años cuentan como media ración de comida salada, pero los dulces, la fruta, el postre, la tarta y la bebida se les cuentan enteros (bebida sin alcohol) y no toman café. Los menores de 3 años no se cuentan. Así evitas pedir de más en la comida salada sin quedarte corto en lo dulce y en la bebida.
¿La calculadora da precios?
No. La calculadora da cantidades y raciones orientativas del sector, nunca precios. El precio depende del formato, del número de asistentes y del personal necesario, y se concreta en el presupuesto. Puedes pedirlo desde la propia calculadora con las cantidades ya rellenadas, y también copiar o descargar el resultado en CSV.
