Cómo elegir un catering para tu empresa: 12 preguntas antes de contratar

Contratar un catering para la empresa parece sencillo hasta que el día del evento falla algo que nadie preguntó: un alérgeno sin avisar, una furgoneta que no puede entrar al garaje, una factura sin los datos que pide administración. Esta lista reúne las 12 preguntas que conviene hacer antes de decir que sí, pensada para quien organiza el evento (office manager, RR. HH., asistente de dirección) y no es experto en cocina. Para cada una verás por qué importa y qué respuesta conviene buscar.

Antes de preguntar: qué debes tener claro tú

Antes de pedir propuestas, define seis datos: formato (desayuno, comida, cóctel), fecha y hora, número de asistentes, lugar exacto, dietas conocidas y quién aprueba la factura. Con eso los presupuestos son comparables entre sí; sin ello, cada proveedor calcula sobre supuestos distintos y la comparación no vale.

Anota también lo que no es negociable: una hora de inicio estricta, una sala sin cocina o un grupo con varias alergias. Son esas restricciones, más que el menú, las que deciden si un proveedor encaja. Si todavía dudas del formato, la página de catering para empresas resume para qué sirve cada uno.

Presupuesto y condiciones: qué entra, qué se factura y qué pasa si cancelas

Un buen presupuesto detalla qué incluye (comida, personal, menaje, transporte, montaje, recogida) y qué no, y deja por escrito la factura y las condiciones de cancelación. Si un precio por persona no explica sus partidas, no es comparable con otro: la diferencia suele estar en lo que se omite.

1. ¿Qué incluye exactamente el presupuesto?

Importa porque el precio por persona puede esconder extras: camareros, menaje, desplazamiento o recogida del material. Busca un desglose por partidas y la cantidad de comida por asistente, no solo un total. Para entender cómo se construye la cifra, consulta cómo se calcula el precio de un catering.

2. ¿Se emite factura a nombre de la empresa y con qué datos?

Administración necesita razón social, CIF y domicilio fiscal, y a menudo un número de pedido. Busca confirmación expresa de que la factura sale a nombre de la empresa, cómo se detallan los impuestos, con qué plazo de pago y si se pide señal para reservar la fecha. Mejor saberlo antes de aprobar el gasto que después.

3. ¿Qué ocurre si cancelo o cambia el número de asistentes?

Los eventos de empresa se mueven: una reunión se aplaza, un cliente no confirma. Busca unas condiciones claras por escrito: hasta cuándo se puede cancelar sin coste, qué porcentaje se factura después y desde qué fecha se cierra la cifra definitiva de personas.

Seguridad alimentaria: alérgenos, trazabilidad, APPCC y registro sanitario

Un catering debe poder decirte qué lleva cada plato, de dónde viene lo que sirve y cómo controla la higiene. La normativa obliga a informar de los alérgenos, a aplicar un autocontrol basado en el APPCC y a estar inscrito en el registro sanitario que corresponda. Pide que te lo expliquen y, si tu empresa lo exige, por escrito.

4. ¿Cómo gestionáis los alérgenos y la trazabilidad?

Es la pregunta con más riesgo. El Reglamento (UE) 1169/2011 obliga a informar de 14 alérgenos también en la comida sin envasar, y una alergia grave no admite el «creo que no lleva». Busca una ficha de alérgenos por plato, un protocolo para evitar la contaminación cruzada y la posibilidad de etiquetar cada bandeja. La trazabilidad responde a otra duda: si hay un problema, ¿sabe el proveedor qué lote y qué día?

5. ¿Cómo aplicáis el APPCC y en qué registro sanitario estáis inscritos?

El APPCC (análisis de peligros y puntos de control crítico) es el método de autocontrol con el que una cocina vigila riesgos como la rotura de la cadena de frío; el Reglamento (CE) 852/2004 obliga a aplicar sus principios. El registro sanitario acredita que la empresa está dada de alta ante la autoridad sanitaria: en el registro estatal (RGSEAA) o en el autonómico, según su actividad. Busca que el proveedor explique su plan en pocas frases y te dé su número de registro, sin evasivas. Si tu empresa tiene política de proveedores, probablemente te pedirá esa documentación.

Plazos, cambios y pruebas: cómo reacciona el proveedor cuando algo se mueve

La antelación necesaria varía con el formato y la época del año, y conviene preguntarla en la primera conversación. También importa cómo gestiona el proveedor los cambios de última hora y si permite probar el menú antes de comprometerte, sobre todo en eventos importantes o recurrentes.

6. ¿Con cuánta antelación hay que reservar?

Un desayuno de equipo no pide el mismo margen que un cóctel para 100 personas, y fechas como la Navidad se llenan pronto. Busca una antelación mínima concreta y un plazo máximo para cerrar el menú, no un «cuanto antes».

7. ¿Cómo gestionáis los cambios de última hora?

Siempre hay alguien que se apunta o se baja la víspera. Busca hasta qué momento se puede ajustar el número de comensales, quién avisa de las dietas nuevas y si existe un contacto directo el día del evento, en lugar de un buzón genérico.

8. ¿Puedo probar el menú antes de contratar?

La foto de una carta dice poco del sabor, el tamaño de la pieza o cómo aguanta una hora sobre la mesa. Busca si ofrecen prueba, si tiene coste y si se descuenta después. En eventos pequeños puede bastar con una degustación de las piezas clave.

Menaje, personal y logística: lo que decide cómo sale el día

El menú es solo una parte: el servicio se juega en el menaje, en las personas que atienden y en que la comida llegue a su hora y entre en el edificio. Estas tres preguntas son las que más sorpresas evitan en una oficina de Madrid.

9. ¿Qué menaje traéis y qué hacéis con los residuos?

Importa para saber si tu oficina necesita fregadero, mesas o contenedores. Busca qué se aporta (vajilla, cubiertos, cristalería, mantelería o desechables), si se retira todo al terminar y cómo se gestionan los restos y envases. Un evento que deja bolsas en la sala es un mal recuerdo para quien lo organiza.

10. ¿Cuánto personal viene y qué hace cada persona?

Un buffet para 20 personas y un cóctel para 80 exigen equipos distintos. Busca el número de camareros o cocineros previsto, a qué hora llegan para montar y quién coordina en el sitio. Una persona de contacto única, con teléfono, evita muchas llamadas el día clave.

11. ¿Cómo resolvéis la entrega en una oficina de Madrid?

Aquí se pierden más eventos que en la cocina. Pregunta por tres puntos y avisa tú del resto:

• Accesos: recepción, control de seguridad, ascensores de servicio, dimensiones de puertas y planta. Algunas torres exigen registrar antes a los proveedores.
• Carga y descarga: dónde puede parar el vehículo, si hay muelle o garaje con altura limitada y si la calle está en una zona de acceso restringido, como las zonas de bajas emisiones del centro de Madrid.
• Horarios: hora de llegada para montar con margen antes del inicio y ventana de recogida, que en algunos edificios es limitada.

Busca un proveedor que pregunte por todo esto sin que tú lo menciones; es señal de experiencia con oficinas.

Referencias: cómo comprobar lo que cuenta el proveedor

Las referencias confirman lo que el proveedor promete. Pide opiniones de clientes verificables, ejemplos de eventos parecidos al tuyo y, si puedes, el contacto de otra empresa que haya repetido. Una web con fotos reales y reseñas de clientes con nombre es mejor señal que un catálogo genérico.

12. ¿Podéis darme referencias de eventos similares?

Importa porque un proveedor excelente en bodas puede no estar acostumbrado a un desayuno a las 8:30 en una sede. Busca reseñas literales y comprobables (por ejemplo, en Google), fotos de montajes reales y disposición a que hables con un cliente. Ten en cuenta que muchas empresas no autorizan a citar su nombre; eso no es mala señal.

Tabla resumen: las 12 preguntas de un vistazo

Esta tabla condensa la lista para llevarla a la reunión con proveedores. Úsala como guion y rellena una columna por candidato: si una respuesta queda en blanco, ya sabes qué pedir por escrito antes de decidir.

Pregunta	Por qué importa	Qué respuesta buscar
1. ¿Qué incluye el presupuesto?	Evita extras de última hora	Desglose por partidas y cantidad por persona
2. ¿Factura a la empresa?	Administración necesita los datos	Factura con CIF, impuestos detallados, plazo de pago y señal claros
3. ¿Cancelaciones y cambios de cifra?	Los eventos se mueven	Fechas y porcentajes por escrito
4. ¿Alérgenos y trazabilidad?	Riesgo para la salud	Ficha por plato y protocolo de contaminación cruzada
5. ¿APPCC y registro sanitario?	Control de higiene y cadena de frío	Número de registro y explicación sencilla del plan
6. ¿Antelación de reserva?	Fechas punta se llenan	Plazo mínimo y fecha de cierre del menú
7. ¿Cambios de última hora?	Siempre hay bajas y altas	Fecha límite y contacto directo
8. ¿Prueba de menú?	El sabor no se ve en una foto	Degustación y condiciones
9. ¿Menaje y residuos?	Tu oficina no es una cocina	Qué se aporta y qué se retira
10. ¿Personal?	Define la calidad del servicio	Número de personas, hora de llegada, responsable
11. ¿Entrega en la oficina?	Accesos y horarios pueden bloquear el servicio	Preguntas del proveedor sobre accesos, carga y horario
12. ¿Referencias?	Comprueba lo que promete	Reseñas literales y casos parecidos

Preguntas frecuentes

¿Cuántos presupuestos conviene pedir?

Entre tres y cuatro es un número razonable: suficientes para comparar, pocos para poder analizarlos bien. Envía a todos el mismo briefing (formato, fecha, asistentes, lugar y dietas) para que las propuestas sean comparables. El más barato rara vez es el más completo.

¿Cuál es la señal de alarma más clara?

Las respuestas vagas sobre alérgenos, factura o cancelación. Un proveedor serio contesta con concreción o dice que lo confirmará por escrito; si evita la pregunta, el problema suele aparecer el día del evento.

¿Es mejor elegir al proveedor más barato?

No necesariamente. Compara qué incluye cada precio: personal, menaje, transporte y recogida. Un precio por persona bajo que deja fuera esas partidas acaba costando lo mismo o más, y con menos control.

Siguiente paso

Con esta lista ya puedes filtrar proveedores con criterio. Si quieres que María Lluch Catering te presente su propuesta, cuéntanos tu evento con fecha, lugar y número de asistentes. Puedes ver qué ofrecemos a las empresas y cómo se calcula el precio antes de escribir. Cada plato tiene su ficha de alérgenos; indícanos alergias e intolerancias y adaptamos el menú. Facturamos a nombre de tu empresa. Recomendamos solicitarlo con al menos 72 h de antelación; en fechas de alta demanda, con más tiempo. Las condiciones del servicio te las explicamos con la propuesta.

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